Wenn der Cloud-Speicher voll ist – Warum kostenlose Dienste kein Geschäftsmodell für die Soziale Arbeit sind

title: 'Wenn der Cloud-Speicher voll ist – Warum kostenlose Dienste kein Geschäftsmodell für die Soziale Arbeit sind' slug: 'cloud-speicher-voll-kostenlose-dienste-kein-geschaeftsmodell-soziale-arbeit' date: '2026-05-16' published: false taxonomy: category: blog tags:

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• Google Drive metadata: description: 'Google Drive auf 5 GB begrenzt, Dropbox voll, OneDrive am Limit – was bedeutet das für soziale Einrichtungen, die Klientendaten speichern? Ein Deep Dive über Cloud-Abhängigkeit und den Weg zur digitalen Souveränität.' title: 'Cloud-Speicher voll? Warum kostenlose Dienste für die Soziale Arbeit riskant sind'

Der Speicher ist voll – und jetzt?

Es ist Montagmorgen, kurz nach acht. Claudia Richter öffnet ihren Laptop, will die Dokumentation der letzten Familienberatungen hochladen – und bekommt eine Nachricht, die ihren Arbeitstag bevor er beginnt ruiniert: „Ihr Google Drive-Speicher ist voll. Bitte upgraden Sie auf Google One, ab 1,99 € pro Monat." Claudia ist Sozialarbeiterin in einer Beratungsstelle für Familien in Krisensituationen. Ihre Akten enthalten sensible Daten: Protokolle von Gesprächsverläufen, Adressen von Schutzunterkünften, medizinische Gutachten. Alles lagert bei Google. Und Google will jetzt Geld sehen. Das ist nicht einfach nur nervig. Es ist ein Strukturproblem, das tief in die Arbeitsgrundlagen sozialer Einrichtungen eingreift.

Was Claudia an diesem Montagmorgen erlebt, ist kein Einzelfall. Es trifft Therapeutinnen, deren Sitzungsnotizen den Dropbox-Speicher sprengen. Es trifft Jugendhilfeeinrichtungen, die in OneDrive einen Berg an Verwaltungsdokumenten abgelegt haben, den Microsoft plötzlich kostenpflichtig macht. Es trifft Beratungsstellen, die jahrelang auf kostenlose Cloud-Dienste gesetzt haben, weil das Budget für IT schlichtweg nicht existierte. Und jetzt, wo die Anbieter den Hahn zudrehen, stehen diese Einrichtungen vor einer Entscheidung, die nicht nur budgetär, sondern auch rechtlich brisant ist: Zahlen, migrieren – oder weitermachen im Bewusstsein, dass die eigene Infrastruktur auf Sand gebaut ist.

Was passiert, wenn der kostenlose Speicher voll wird

Google hat im Frühjahr 2026 den kostenlosen Cloud-Speicher auf 5 Gigabyte begrenzt. Wer mehr braucht, muss zahlen. Klingt nach wenig – 5 Gigabyte, das sind vielleicht tausend Dokumente oder ein paar hundert Fotos. Aber in einer sozialen Einrichtung, die Dokumentationspflicht hat, jede Beratung protokolliert, jeden Klientenkontakt erfasst, ist dieser Speicher in wenigen Monaten aufgebraucht. Eine einzige Akte mit Anhängen – Gutachten, Briefe, Fotografien zur Dokumentation von Gefährdungslagen – kann ein halbes Gigabyte beanspruchen. Multipliziert man das mit hundert aktiven Fällen, ist das Limit schneller erreicht, als man denkt.

Das eigentliche Problem liegt aber nicht in den 5 Gigabyte oder den 1,99 Euro im Monat. Das Problem ist die Abhängigkeit, die sich über Jahre aufgebaut hat. Eine Beratungsstelle, die ihre gesamte Dokumentation in Google Drive organisiert hat, hat nicht einfach „ein paar Dateien in der Cloud". Sie hat ihre Arbeitsinfrastruktur an einen Anbieter ausgelagert, der jederzeit die Konditionen ändern kann. Der die Speichergrenzen verschiebt, der die AGB anpasst, der entscheiden kann, welche Dateien priorisiert werden und welche nicht. Und der – und das ist der entscheidende Punkt für die Soziale Arbeit – seine Server in den Vereinigten Staaten betreibt, wo andere Datenschutzgesetze gelten als in der Europäischen Union.

Die DSGVO ist eindeutig: Wer personenbezogene Daten verarbeitet, muss die Kontrolle darüber behalten. Kontrolle bedeutet nicht nur, Zugriff zu haben. Kontrolle bedeutet zu wissen, wo die Daten liegen, wer darauf zugreifen kann, unter welchem Recht sie stehen und was passiert, wenn der Anbieter seine Geschäftsbedingungen ändert. Bei Google Drive, Dropbox, OneDrive und den meisten kommerziellen Cloud-Diensten trifft keines dieser Kriterien zu. Die Daten liegen auf Servern, deren Standort nicht transparent ist. Die AGB erlauben dem Anbieter weitreichende Nutzungsrechte an den hochgeladenen Inhalten. Und der Lock-in-Effekt – die schrittweise Abhängigkeit von einem Ökosystem – macht den Ausstieg mit jedem Monat schwieriger.

Die unterschätzte Rechtssituation

Soziale Einrichtungen stehen unter einer doppelten Dokumentationspflicht. Einerseits die fachliche: Jede Beratung, jede Maßnahme, jeder Klientenkontakt muss nachvollziehbar dokumentiert werden. Andererseits die rechtliche: Die DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck erforderlich ist, dass sie vor unbefugtem Zugriff geschützt sind und dass die betroffene Person Auskunft über die Verarbeitung erhalten kann. Wer Klientendaten bei einem US-Anbieter speichert, betreibt eine Verarbeitung, bei der mindestens eine dieser Bedingungen potenziell verletzt ist.

Nun könnte man argumentieren: Aber Google bietet doch EU-Server an. Das stimmt für bestimmte Tarife und bestimmte Dienste. Doch die Cloud-Act-Regelung der US-Regierung ermöglicht es amerikanischen Behörden, auf Daten zuzugreifen, die auf Servern weltweit gespeichert sind, wenn der Anbieter seinen Hauptsitz in den USA hat. Das bedeutet im Klartext: Selbst wenn Google die Daten auf einem Server in Frankfurt am Main speichert, kann eine US-Behörde darauf zugreifen, ohne dass die deutsche oder europäische Datenschutzbehörde etwas dagegen tun kann. Für eine Sozialarbeiterin, die sensible Daten von Schutzbedürftigen in einer Krisensituation verwaltet, ist das keine theoretische Gefahr. Das ist ein konkretes rechtliches Risiko, das sie bei der nächsten Datenschutzerklärung gegenüber ihren Klientinnen und Klienten kommunizieren müsste.

Die Sozialarbeiterin Claudia aus unserem Beispiel hat dieses Problem nicht aus Ignoranz geschaffen. Sie hat Google Drive genutzt, weil es kostenlos war, weil es funktionierte, weil alle es nutzen und weil ihre Einrichtung kein Budget für eine IT-Infrastruktur hatte, die den Datenschutzanforderungen entspricht. Sie hat eine Entscheidung getroffen, die im Kleinen vernünftig erschien, im Großen aber eine Abhängigkeit geschaffen hat, die jetzt – da der kostenlose Speicher voll ist – zu einer existenziellen Frage wird: Wie kommen wir da wieder raus?

Was ist Nextcloud – und warum ist es anders

Nextcloud ist eine Open-Source-Software für Cloud-Speicher und Collaboration. Der entscheidende Unterschied zu Google Drive, Dropbox oder OneDrive: Nextcloud wird auf einem Server betrieben, den man selbst kontrolliert. Das kann ein eigener Server im Rechenzentrum der Einrichtung sein, ein gemieteter Server bei einem europäischen Hosting-Anbieter oder ein Cloud-Server, bei dem die Daten verschlüsselt liegen und nur der Betreiber den Schlüssel hat. Die Software ist frei verfügbar, die Lizenz kostet nichts, und die Community rund um Nextcloud ist eine der aktivsten im Open-Source-Bereich.

Für eine soziale Einrichtung bedeutet das konkret: Die Daten bleiben dort, wo die Einrichtung es bestimmt. Die Zugriffsrechte werden von der Einrichtung verwaltet, nicht von einem Algorithmus in Mountain View. Die AGB können nicht einseitig geändert werden, weil es keine AGB gibt, die man akzeptieren muss – man betreibt die Software selbst. Und die DSGVO-Konformität ist kein Bonus-Feature, sondern die Grundvoraussetzung: Wenn die Daten auf einem Server in Deutschland liegen, unterliegen sie deutschem Datenschutzrecht. Punkt.

Aber Nextcloud ist mehr als nur ein Cloud-Speicher. Es ist eine Plattform für Zusammenarbeit, die Funktionen bietet, die man sonst bei Google Workspace oder Microsoft 365 findet: Kalender, Kontaktdatenbank, E-Mail-Integration, Aufgabenverwaltung, Dokumentbearbeitung in Echtzeit, Videochat über Talk, und – für die Soziale Arbeit besonders relevant – detaillierte Zugriffskontrolle. Man kann festlegen, welche Mitarbeiterin welche Dokumente sehen darf, man kann Freigaben zeitlich begrenzen, man kann Aktivitätsprotokolle einsehen, die bei einer Datenschutzerklärung Gold wert sind. Alles auf einem System, das man selbst kontrolliert.

Was die Migration wirklich kostet – und was sie bringt

Die häufigste Frage, die Claudia und ihre Kolleginnen stellen, wenn sie von Nextcloud hören, lautet: Was kostet das? Die Antwort ist einfacher als man denkt: Die Software ist kostenlos. Die Hardware oder der Serverplatz kostet Geld, aber in einer Größenordnung, die für eine kleine Beratungsstelle bei 10 bis 20 Euro im Monat liegt – weniger als ein Google One-Abo für die gesamte Einrichtung. Die eigentliche Investition ist Zeit: Zeit für die Einrichtung, Zeit für die Migration der bestehenden Dateien, Zeit für die Schulung des Teams.

Eine typische Migration von Google Drive zu Nextcloud dauert für eine kleine Einrichtung mit fünf bis zehn Mitarbeiterinnen etwa zwei bis drei Wochen. In dieser Zeit werden die bestehenden Dateien heruntergeladen, die Ordnerstruktur wird neu organisiert – weil sich in Jahren der Nutzung oft eine Struktur eingeschlichen hat, die niemand mehr durchblickt – und die Zugriffsrechte werden neu vergeben. Das ist Arbeit, ja. Aber es ist auch eine Chance, die eigene digitale Arbeitsgrundlage aufzuräumen und zukunftsfähig zu machen.

Was die Migration bringt, ist schwer in Euro zu messen, aber es ist der wichtigste Punkt: Souveränität. Die Gewissheit, dass niemand den Speicherplatz von heute auf morgen begrenzen kann. Die Sicherheit, dass Klientendaten nicht unter US-Recht stehen. Die Freiheit, die IT-Infrastruktur an die eigenen Bedürfnisse anzupassen, statt sich an die Vorgaben eines Konzerns zu halten. Und – nicht zu unterschätzen – die Professionalität, die eine eigene Infrastruktur ausstrahlt, gegenüber Klientinnen und Klienten, die erwarten, dass ihre sensiblen Daten professionell behandelt werden.

Der erste Schritt – und warum er einfacher ist als gedacht

Wenn Claudia sich entscheidet, den Weg zur digitalen Souveränität zu gehen, muss sie nicht sofort alles umstellen. Sie kann mit einem Nextcloud-Server beginnen, auf dem sie neue Akten anlegt, während die bestehenden Google Drive-Dokumente nach und nach migriert werden. Sie kann Unterstützung bekommen – von IT-Diensten, die auf soziale Einrichtungen spezialisiert sind, von der Digitalen Sprechstunde von ZenDiT, die kostenlose Beratung anbietet, oder vom Campus, der Kurse und Anleitungen für den Einstieg bereitstellt. Sie muss nicht alles allein machen, und sie muss nicht alles auf einmal ändern.

Der erste Schritt ist das Bewusstsein: Cloud-Speicher, der kostenlos ist, ist nie wirklich kostenlos. Man zahlt mit Daten, mit Abhängigkeit, mit der Kontrolle über die eigene Arbeitsinfrastruktur. Wenn der Anbieter die Konditionen ändert – wie Google es gerade getan hat –, hat man zwei Optionen: Zahlen oder gehen. Beide Optionen sind keine Optionen für eine Einrichtung, die professionell arbeiten muss. Die dritte Option lautet: Souveränität. Die Kontrolle über die eigenen Daten zurückgewinnen. Und das ist mit Nextcloud möglich – ohne Millionenetat, ohne IT-Abteilung, ohne jahrelange Planung.

Was Claudia an diesem Montagmorgen braucht, ist kein Google One-Abo. Sie braucht eine Arbeitsumgebung, die ihre Klientendaten schützt, die nicht von den Geschäftsbedingungen eines US-Konzerns abhängig ist und die es ihr ermöglicht, ihrer Dokumentationspflicht nachzukommen, ohne die DSGVO zu verletzen. Nextcloud ist diese Arbeitsumgebung. Und der Weg dorthin ist kürzer, als die meisten denken.