Anna sitzt an ihrem Schreibtisch in der Beratungsstelle. Vor ihr liegt eine Notiz: Eine Klientin hat über WhatsApp persönliche Dokumente geschickt – Krankenkarten, Schreiben vom Jugendamt, private Fotos als Nachweis. Anna spürt, wie ihr unwohl wird. Sie weiß: Das alles lagert jetzt auf Servern eines US-Konzerns. Und sie hat keine Kontrolle darüber, wer dort mitliest.
Diese Situation ist in Beratungsstellen längst Alltag. Klientinnen und Klienten nutzen WhatsApp, Dropbox oder Google Docs, weil es einfach ist. Und Sozialarbeiterinnen wie Anna gehen oft mit – aus Pragmatismus, weil die Alternative fehlt. Doch genau hier beginnt das Problem: Vertraulichkeit ist kein Nice-to-have in der Sozialen Arbeit, sondern eine professionelle Pflicht.
Warum Vertraulichkeit mehr ist als ein Paragraf
Der Datenschutz in der Sozialen Arbeit ist nicht nur eine rechtliche Anforderung nach DSGVO. Er ist die Grundlage für das Vertrauensverhältnis zwischen Beraterin und Klientin. Wer sich an eine Beratungsstelle wendet, offenbart persönliche Krisen, Gesundheitsthemen, familiäre Notsituationen. Diese Daten sind hochsensibel – und sie verdienen einen Schutz, der über das Kleingedruckte einer kommerziellen App hinausgeht.
Die Realität sieht oft anders aus: Beratungsteams nutzen Cloud-Dienste aus den USA, kommunizieren über Plattformen, deren Serverstandorte unklar sind, und lagern Aktenvermerke in Tools ab, deren Datenpolitik sie nicht durchschauen können. Das ist kein Vorwurf – es ist das Ergebnis einer Digitalisierung, die unterwegs keine sicheren Rastplätze gebaut hat.
Doch die Landschaft verändert sich. Open-Source-Lösungen wie Nextcloud und Matrix haben in den letzten Monaten enorme Fortschritte gemacht. Sie bieten das, was kommerzielle Anbieter oft nicht liefern: Transparenz, Selbstbestimmung und Datensouveränität. Für Beratungsstellen heißt das: Es gibt nun eine echte Alternative.
Drei Schritte zu vertraulicher digitaler Kommunikation
Schritt 1: Dateien sicher austauschen mit Nextcloud
Nextcloud ist eine Open-Source-Plattform für Dateiverwaltung, Kalender und Aufgaben – vergleichbar mit Google Workspace oder Dropbox, aber mit einem entscheidenden Unterschied: Die Daten liegen auf einem Server, den ihr kontrolliert. Ob beim eigenen Träger, bei einem regionalen IT-Dienstleister oder auf einem gemieteten Server in Deutschland – ihr entscheidet, wo die Daten liegen.
Für Beratungsstellen bedeutet das: Klientinnen können Dokumente über einen sicheren Link hochladen, ohne dass ein Account nötig ist. Teammitglieder können Aktenvermerke und Dokumente zentral und verschlüsselt ablegen. Und alles bleibt DSGVO-konform, weil der Serverstandort bekannt und nachvollziehbar ist.
Der Einstieg ist einfacher als viele denken. Es gibt mittlerweile mehrere Anbieter, die Nextcloud als betreuten Dienst anbieten – ohne dass ihr eigene Server aufsetzen müsst.
Schritt 2: Vertraulich kommunizieren mit Matrix
WhatsApp ist in der Sozialen Arbeit weit verbreitet – und gleichzeitig ein Datenschutzrisiko. Nicht nur, weil Nachrichten auf US-Servern liegen, sondern auch, weil Metadaten (wer schreibt wem, wann, wie oft) erfasst werden. Für Beratungsstellen, die mit Geflüchteten, Suchtkranken oder Opfern häuslicher Gewalt arbeiten, ist das inakzeptabel.
Matrix bietet eine Alternative: Es ist ein offenes Protokoll für verschlüsselte Kommunikation, ähnlich wie WhatsApp oder Signal, aber dezentral und quelloffen. Ihr könnt einen eigenen Server betreiben, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung nutzen und sicherstellen, dass keine Metadaten an Dritte fließen.
Besonders praktisch: Matrix lässt sich mit Element als Oberfläche nutzen – einer App, die auch technisch weniger versierten Nutzerinnen intuitiv zugänglich ist. So können auch Klientinnen sicher kommunizieren, ohne erst eine technische Einweisung zu brauchen.
Schritt 3: E-Mail souverän gestalten mit Mail-in-a-Box
E-Mail ist nach wie das zentrale Kommunikationsmittel in der Sozialen Arbeit. Doch wer seine E-Mails bei einem Freemailer wie GMX oder Web.de hostet, gibt Daten aus der Hand – und unterstützt oft ein Geschäftsmodell, das auf Datenanalyse basiert.
Mail-in-a-Box ist eine Open-Source-Lösung, die es ermöglicht, E-Mail selbst zu hosten – mit eigener Domain, eigenem Server und voller Kontrolle. Für Träger, die bereits eine eigene Domain nutzen, ist der Umstieg machbar. Und für kleinere Beratungsstellen gibt es auch hier betreute Hosting-Angebote, die den Aufwand minimieren.
Der Vorteil: E-Mails liegen auf eurem Server, nicht auf dem eines Konzerns. Und ihr könnt sicherstellen, dass Kommunikation mit Klientinnen verschlüsselt und nachvollziehbar erfolgt.
Digitale Souveränität als Wertethema
Es ist verführerisch, digitale Tools nach Bequemlichkeit auszuwählen. Schnell noch eine WhatsApp-Gruppe, schnell noch Dropbox – praktisch, kostenlos, funktioniert. Doch in der Sozialen Arbeit hat Bequemlichkeit Grenzen. Dort, wo es um existenzielle Themen geht, wo Menschen sich in Krisensituationen anvertrauen, reicht bequem nicht aus.
Digitale Souveränität bedeutet, selbst zu bestimmen, wo die eigenen Daten liegen, wer darauf zugreifen kann und wie sie geschützt werden. Es ist die digitale Entsprechung des Datenschutzes, den Sozialarbeiterinnen jeden Tag leben – nur eben konsequent zu Ende gedacht.
Wer sich für Open-Source-Lösungen wie Nextcloud, Matrix und Mail-in-a-Box entscheidet, trifft keine rein technische Entscheidung. Er entscheidet sich für eine Haltung: dass die Daten der Klientinnen und Klienten so geschützt werden, wie es ihrem Vertrauen entspricht.
Wenn du in deiner Beratungsstelle vor denselben Fragen stehst – Wie kommunizieren wir DSGVO-konform? Wie tauschen wir sicher Dokumente aus? Wie werden wir unabhängig von US-Konzernen? –, dann schau dir das Digitale Beratungsbüro an. Dort findest du praxisnahe Lösungen, die speziell für Beratungsstellen und soziale Einrichtungen entwickelt wurden: von sicherer Kommunikation über Datenschutz-auditierter IT bis hin zu Schritt-für-Schritt-Anleitungen für den Umstieg.
Quellen:
[1] Installing Pocketbase – Self-Hosting für einfache Datenverwaltung: bsky.app
[2] How to Install and Run Mail-in-a-Box: mastodon.social/@radwebhosting
[3] Open-Source-Buchhaltungssoftware – Empfehlungen: social.coop/@kdwarn
[4] Nextcloud – Sichere Kollaboration: nextcloud.com
[5] Matrix – Verschlüsselte Kommunikation: matrix.org
