Stefan ist Geschäftsführer eines mittelgroßen Wohlfahrtsverbandes. 340 Mitarbeiterinnen, zwölf Standorte, ein IT-Budget, das gerade für die Microsoft-Lizenzen reicht. Jedes Jahr im Frühjahr dasselbe Ritual: Die Rechnung für Office 365 kommt, Stefan schluckt, und der Vorstand fragt, ob das wirklich nötig sei. Er weiß die Antwort: Ja, weil ein Umstieg zu kompliziert wäre. Oder?
Letzte Woche hat Stefan eine Nachricht gelesen, die ihn nachdenklich gemacht hat: Die französische Regierung plant, auf ihren 800.000 Arbeitsplätzen auf Linux umzusteigen. 800.000. Wenn ein ganzer Staat das schafft, warum dann nicht ein Wohlfahrtsverband mit 340 Mitarbeiterinnen?
Ein Staat als Vorbild: Was die Linux-Entwicklung bedeutet
Der Umstieg der französischen Regierung auf Linux-Desktops ist kein Ausrutscher. Er ist das Ergebnis einer strategischen Entscheidung, die sich über Jahre vorbereitet hat. Die Gründe: Unabhängigkeit von einzelnen Konzernen, Kontrolle über die eigene Infrastruktur, langfristige Kostensenkung und – nicht zuletzt – digitale Souveränität. Die EU arbeitet parallel an einer offenen Altersverifizierungs-App, die ohne kommerzielle Anbieter auskommen soll.
Für Stefan und andere Geschäftsführerinnen von Trägern der Sozialen Arbeit klingen diese Entwicklungen weit weg. Frankreich, EU-App – was hat das mit einer Beratungsstelle in Kassel oder einem Jugendhilfezentrum in München zu tun? Mehr, als man denkt. Denn die zugrundeliegende Frage ist dieselbe: Wer kontrolliert die digitale Infrastruktur, auf der unsere tägliche Arbeit beruht?
Die Antwort ist für die meisten Träger ernüchternd: Microsoft kontrolliert die Textverarbeitung, Google die E-Mail-Suche, Zoom die Videokonferenzen, WhatsApp die Teamkommunikation. Jede dieser Abhängigkeiten kostet Geld, erzeugt Datenspuren und schafft eine einseitige Bindung, die bei Preiserhöhungen oder AGB-Änderungen zum Problem wird.
Drei Schritte zur digitalen Unabhängigkeit
Schritt 1: Die Abhängigkeiten erfassen
Bevor ein Träger something verändern kann, muss er wissen, wo er steht. Das klingt banal, aber die meisten Wohlfahrtsverbände haben keine Übersicht ihrer digitalen Abhängigkeiten. Welche Lizenzen laufen wo? Welche Daten liegen bei welchem Anbieter? Welche Prozesse sind an welche Software gekoppelt?
Ein simpler Katalog reicht als Einstieg: Für jedes Tool im Einsatz die Fragen notieren – wer ist der Anbieter, wo stehen die Server, was kostet es jährlich, welche Daten werden verarbeitet, wie einfach ist ein Wechsel? Dieses IT-Inventar ist die Grundlage für jede strategische Entscheidung. Und oft reicht schon dieser Blick, um teure Überraschungen zu entdecken: Abonnements, die niemand mehr nutzt, Doppel-Lizenzen, Dienste, die für Tasks eingesetzt werden, für die sie nicht gedacht waren.
Schritt 2: Open-Source-Alternativen evaluieren
Für fast jedes kommerzielle Tool gibt es mittlerweile eine erwachsene Open-Source-Alternative. Statt Microsoft Office: LibreOffice oder Nextcloud Office. Statt Zoom: Jitsi oder BigBlueButton. Statt Slack: Matrix oder Mattermost. Statt Dropbox: Nextcloud. Statt Trello: WeKan oder OpenProject.
Die französische Regierung hat genau diesen Weg eingeschlagen: nicht alles auf einmal, sondern schrittweise, beginnend mit den Arbeitsplätzen, die am leichtesten migriert werden können. Für Träger bedeutet das: Starten mit den Tools, die den geringsten Schulungsaufwand erfordern – etwa der Wechsel von Dropbox auf Nextcloud für den Dateiaustausch – und dann nach und nach weitere Bereiche umstellen.
Besonders interessant: Tools wie n8n ermöglichen die Automatisierung von Geschäftsprozessen, ohne dass Programmierkenntnisse nötig sind. Für Träger, die Rathausformulare, Zuweisungsanfragen oder Berichtspflichten digitalisieren wollen, ist das eine kostengünstige und datenschutzfreundliche Alternative zu teuren SaaS-Lösungen.
Schritt 3: Strategisch statt reaktiv planen
Die meisten Träger digitalisieren reaktiv: Ein Problem taucht auf, eine Software wird gekauft. Ein neues Projekt startet, ein weiteres Tool wird abonniert. Das Ergebnis ist eine gewachsene Landschaft aus Insellösungen, die niemand mehr überschaut.
Die Alternative ist eine Digitalisierungsstrategie, die von den Werten des Trägers ausgeht: Datenschutz, Souveränität, Interoperabilität, langfristige Kostenkontrolle. Die französische Regierung hat das vorgemacht: Nicht Linux, weil es billiger ist, sondern Linux, weil es die Abhängigkeit reduziert. Der Kostenvorteil kommt danach – und er kommt zuverlässig.
Für Stefan bedeutet das: Statt jährlich Microsoft-Lizenzen zu verlängern, sollte er einen Drei-Jahres-Plan erstellen, der schrittweise Abhängigkeiten abbaut. Der erste Schritt kann so einfach sein wie die Einführung von Nextcloud für den Dateiaustausch. Der zweite Schritt könnte die Umstellung der Bürokommunikation auf Matrix sein. Der dritte Schritt die Migration der Textverarbeitung auf LibreOffice.
Digitale Souveränität als Organisationswert
Wohlfahrtsverbände stehen für Werte: Solidarität, Gerechtigkeit, Partizipation. Diese Werte dürfen nicht an der IT-Abteilung enden. Wer seine digitale Infrastruktur an Konzerne auslagert, die Steuern vermeiden, Arbeitsrechte umgehen und Datenströme monetarisieren, handelt nicht im Sinne der eigenen Mission.
Die Entscheidung für Open Source ist daher keine rein technische. Sie ist eine Wertentscheidung. Sie besagt: Wir wollen selbst bestimmen, wie wir arbeiten. Wir wollen transparente Werkzeuge einsetzen, deren Funktionsweise nachvollziehbar ist. Wir wollen Abhängigkeiten reduzieren, nicht vermehren.
Wenn die französische Regierung diesen Weg geht, dann können es auch deutsche Wohlfahrtsverbände. Nicht über Nacht, aber konsequent. Und mit jedem Schritt wachsen nicht nur die Unabhängigkeit, sondern auch das Verständnis dafür, dass digitale Souveränität kein Luxus ist, sondern eine Frage der Haltung.
Wenn du als Geschäftsführung vor der Frage stehst, wie du deinen Träger digital zukunftsfähig aufstellst – von der IT-Strategie über Open-Source-Migration bis zur teamübergreifenden Struktur –, dann schau dir das Digitale Dorf an. Dort findest du einen ganzheitlichen Ansatz für die Digitalisierung sozialer Organisationen: Schritt für Schritt, praxisnah und mit Fokus auf digitale Souveränität.
Quellen:
[1] French Government Moves to Linux Desktop: mastodon.social/@latenightlinux
[2] Deploy n8n on Ubuntu VPS – Automatisierung für Geschäftsprozesse: mastodon.raddemo.host/@admin
[3] Deploy NodeBB Community Forum – Open-Source-Kommunikation: mastodon.social/@radwebhosting
[4] Hollerback Signal-to-MCP Gateway – Sichere Kommunikation: hachyderm.io/@theronconrey
[5] Fediverse Observer – Plattformen im Überblick: fediverse.one
