Der Aufhänger: Marias Software-Albtraum
Maria leitet eine Jugendhilfe-Einrichtung mit zwölf Mitarbeitenden. Drei Standorte, ein begrenztes Budget, und eine IT-Infrastruktur, die sie eher geerbt als gestaltet hat. Als sie vergangenen Winter die Lizenzrechnungen für ihre Software sammelte, schluckte sie schwer: Für Microsoft 365,Adobe Creative Cloud und verschiedene Fachanwendungen zahlte ihre Einrichtung jährlich einen mittleren vierstelligen Betrag – pro Arbeitsplatz. "Das ist doch Wahnsinn", dachte Maria. "Wir retten jeden Tag Leben und geben Unsummen für Software aus, die wir kaum nutzen."
Noch beunruhigender wurde es, als sie erfuhr, dass ihre Microsoft-365-Daten auf Servern in den USA gespeichert waren. Sensitive Informationen über junge Menschen und ihre Familien – in Clouds außerhalb europäischer Rechtsprechung. Die Datenschutzbeauftragte ihres Trägers winkte ab: "Solange wir die Auftragsverarbeitungsverträge haben, ist das in Ordnung." Maria war sich da nicht so sicher.
Die pädagogische Analyse: Warum Software-Wahl kein Technik-Kram ist
Softwareentscheidungen in sozialen Einrichtungen sind keine rein technischen Fragen. Sie berühren das Kerngeschäft: den Schutz und die Begleitung von Menschen in schwierigen Lebenslagen. Wenn wir Software von Monopolisten abhängig sind, geben wir nicht nur Geld aus – wir geben wir Kontrolle ab.
Kosten als Hürde für niederschwellige Angebote: Viele kleine Träger und Initiativen können sich teure Lizenzen schlicht nicht leisten. Das führt zu einer digitalen Zweiklassengesellschaft: Gut finanzierte Einrichtungen haben Zugang zu professionellen Tools, während soziale Projekte mit Freeware und Improvisation arbeiten. Open-Source-Software kann diese Schieflage korrigieren.
Datenhoheit als Klientenschutz: Unsere Klientinnen und Klienten haben ein Recht darauf, dass ihre Daten geschützt sind. Das gilt besonders für vulnerable Gruppen: Menschen in Krisensituationen, Kinder und Jugendliche in Jugendhilfe, Suchtkranke oder Geflüchtete. Wenn wir ihre Daten in proprietären Cloud-Diensten speichern, wissen wir oft nicht genau, wer darauf zugreifen kann und wie die Daten verwendet werden. Open-Source-Lösungen wie Nextcloud oder Jitsi Meet geben uns diese Kontrolle zurück.
Nachhaltigkeit statt Lock-in: Proprietäre Software bindet uns an einen Anbieter. Wenn Microsoft die Preise erhöht oder eine Anwendung einstellt, stehen wir vor der Wahl: zahlen oder migrieren. Bei Open-Source-Software gibt es dieses Risiko nicht. Der Quellcode gehört der Gemeinschaft – niemand kann ihn uns wegnehmen.
Der Fachliche Einordnung: Open Source als ethische Praxis
Open-Source-Software ist mehr als eine technische Lösung. Sie ist eine Haltung. Sie bedeutet: Wir wollen nicht abhängig sein von Konzernen, deren Geschäftsmodell auf der Monetarisierung unserer Daten basiert. Wir wollen Software, die wir verstehen, kontrollieren und an unsere Bedürfnisse anpassen können.
Für soziale Einrichtungen gibt es mittlerweile ein breites Ökosystem an Open-Source-Tools, die professionellen Ansprüchen genügen:
- Büroarbeit: LibreOffice als Alternative zu Microsoft Office – kostenlos, quelloffen, kompatibel
- Dateiverwaltung: Nextcloud als DSGVO-konforme Alternative zu Google Drive oder Dropbox
- Kommunikation: Matrix/Element als sicherer Ersatz für WhatsApp und Teams
- Videokonferenzen: Jitsi Meet oder Nextcloud Talk für vertrauliche Besprechungen
- Passwortverwaltung: Bitwarden oder Passbolt als Alternative zu in Browsern gespeicherten Passwörtern
- Websites und Blogs: WordPress, Grav oder Jekyll – Open-Source-CMS ohne Lizenzkosten
Die Stärke von Open Source liegt in der Gemeinschaft. Tausende Entwicklerinnen und Entwickler weltweit arbeiten an diesen Projekten – oft motiviert durch dieselben Werte, die auch uns in der Sozialen Arbeit leiten: Solidarität, Teilhabe, Schutz der Privatsphäre.
Der Praxis-Quickie: Marias erster Schritt
Maria hat einen einfachen Anfang gefunden: Sie hat angefangen, LibreOffice auf allen Rechnern zu installieren – parallel zu Microsoft Office, zunächst zum Testen. "Wir haben gemerkt, dass 90 Prozent unserer Arbeit auch mit LibreOffice funktionieren", berichtet sie. Die Einsparungen bei den Lizenzkosten hat sie in eine professionelle Nextcloud-Instanz investiert, die nun allen Mitarbeitenden als zentraler, sicherer Speicherort dient.
Euer Praxis-Quickie: Schaut euch in dieser Woche einmal an, welche Softwarelizenzen eure Einrichtung nutzt und was diese kosten. Dann recherchiert, ob es eine Open-Source-Alternative gibt, die eure Kernaufgaben abdeckt. Spoiler: Meistens gibt es eine.
Weiterführender Hinweis
Wenn ihr eure Einrichtung systematisch auf Open-Source- und Datenschutz-konforme Tools umstellen wollt, unterstützt euch das Team vom Digitalen Dorf dabei, einen realistischen Fahrplan zu entwickeln – ohne Buzzwords und ohne vendor lock-in.
Quellen:
