Warum Anna ihre Beratungsstelle auf Nextcloud umstellt – und warum das für euch auch sinnvoll sein könnte

1. Der Aufhänger: Googles Dokumentationsdschungel

Anna arbeitet seit drei Jahren in einer Familienberatungsstelle. Fünf Beraterinnen, ein Teamleiter, drei Praktikantinnen. Die Dokumentation läuft über Google Drive – weil das "jeder kennt" und "irgendwie praktisch" ist.

"Irgendwann habe ich mir ernsthaft Sorgen gemacht. Unsere Klientinnen erzählen uns intimste Details – über Familienstreitigkeiten, über Trennungen, über Gewalt. Und diese Informationen liegen auf Servern in den USA. Ich weiß nicht mal genau, wer alles Zugriff hat."*

Anna ist nicht die Einzige, die dieses Unbehagen kennt. In vielen Beratungsstellen ist die Nutzung von US-Cloud-Diensten zur Gewohnheit geworden – ohne dass jemand die rechtlichen und ethischen Implikationen hinterfragt.

2. Die pädagogische Analyse: Dokumentation ist Vertrauenssache

1. Datenschutz ist Beratungsschutz: Eine funktionierende Beratung lebt von Vertrauen. Klient*innen müssen sich darauf verlassen können, dass ihre persönlichen Geschichten geschützt bleiben. Wenn wir Dokumentation auf US-Servern speichern, riskieren wir nicht nur DSGVO-Bußgelder – wir riskieren das Vertrauen, das die Grundlage unserer Arbeit ist.

2. Das Problem mit der Einwilligung: Viele Klient*innen wissen gar nicht, dass ihre Daten auf Google-Servern landen. Eine echte Einwilligung würde erfordern, dass wir sie darüber informieren – was die wenigsten Beratungsstellen tun.

3. Lebensweltorientierung digital gedacht: Lebensweltorientierung bedeutet, die Perspektive der Klient*innen einzunehmen. Würden sie der Speicherung ihrer Daten auf US-Servern zustimmen, wenn sie wüssten, was das bedeutet? Vermutlich nicht.

4. Abhängigkeit von Konzernen: Google kann Dienste einstellen, Preise ändern, Accounts sperren. Eine Beratungsstelle, die von einem US-Konzern abhängt, gibt einen Teil ihrer Souveränität ab – ohne es zu merken.

3. Der Fachliche Einordnung: Nextcloud als Alternative

Anna hat sich informiert und ist auf Nextcloud gestoßen – eine Open-Source-Lösung, die alles kann, was Google Drive kann – und noch mehr.

Was Nextcloud anders macht:

Nextcloud Talk: Videokonferenzen und Chat – DSGVO-konform, Ende-zu-Ende-verschlüsselt, ohne Zoom-Abhängigkeit.

Nextcloud Deck: Kanban-Boards für Projektmanagement – ideal für Teams, die Aufgaben strukturieren wollen.

Nextcloud Photos: Gemeinsame Bildergalerien – ohne Google Fotos.

4. Der Praxis-Quickie: Annas Umstiegsplan in 4 Schritten

Schritt 1: Bestandsaufnahme Was habt ihr aktuell auf Google Drive? Dokumentation, Fotos, Kalender? Erstellt eine Liste und prüft, welche Dateien besonders sensibel sind.

Schritt 2: Nextcloud ausprobieren Startet mit einem kostenlosen Account bei einem vertrauenswürdigen Anbieter oder installiert Nextcloud auf einem eigenen Server. Die Einrichtung ist gut dokumentiert.

Schritt 3: Migration Zieht eure Daten um – aber nicht alles auf einmal. Beginnt mit neuen Dokumenten, verschiebt alte sensiblere Dateien später.

Schritt 4: Team-Schulung Niemand mag neue Tools, die kompliziert sind. Schulung ist investition. Zeigt die Vorteile: Datenschutz, eigene Hoheit, keine Abhängigkeit.

5. Weiterführender Hinweis: Für Teams, die strukturiert umsteigen wollen

Wenn ihr wie Anna ein Team habt, das auf sichere, DSGVO-konforme Tools umsteigen will – mit Schulung, Setup und laufender Unterstützung – dann schaut euch das ZenDiT Digitale Büro Team an:

👉 https://zendit.digital/angebote/team/

Dort findet ihr den Rahmen, um als Team in die digitale Souveränität zu starten – ohne Chaos, mit Struktur.

Quellen:

1. Nextcloud – Open-Source-Kommunikation und Zusammenarbeit: https://nextcloud.com
2. DSGVO und Cloud-Dienste – Leitfaden: https://www.datenschutzkonferenz-online.de
3. BSI – IT-Sicherheitsempfehlungen für soziale Einrichtungen: https://www.bsi.bund.de
4. Nextcloud auf NixOS – Self-Hosting-Guide: https://floss.social/@LovesTha/116518974377202421